Skip to main content
💬
0 discussions

Quy trình nhân sự xin nghỉ việc tại công ty - Exit Process

Nhân sự tham khảo trước quy trình: TẠI ĐÂY

Đối với quy trình nhân sự và vòng đời của một nhân sự, tiến trình xin nghỉ việc đóng một vai trò rất quan trọng và cũng bao gồm rất nhiều thủ tục cần lưu ý để đảm bảo được quyền lợi của công ty cũng như quyền lợi của nhân sự xin nghỉ việc. Để thống nhất và hệ thống hóa quy trình này, HR cần nắm được các nội dung cơ bản như sau khi có nhân sự xin nghỉ trong tương lai:

I. Tiếp nhận đơn xin nghỉ việc của nhân sự​

Nhận được đơn xin nghỉ việc của nhân sự, HR tiến hành check các thông tin sau:

  • Hình thức thông báo: email được gửi đến hr1@gcalls.co, cc hr@gcalls.co và cc cho người hướng dẫn/trưởng bộ phận. Nếu nhân sự gửi thiếu trưởng bộ phận hoặc người hướng dẫn, HR cc cho trưởng bộ phận đồng thời nhắc nhở nhân sự thông báo trực tiếp cho trưởng bộ phận để chuẩn bị công tác bàn giao

  • Thời gian thông báo hợp lệ:

    • Hợp đồng Full-time: Báo trước ít nhất 45 ngày
    • Hợp đồng Part-time: Báo trước ít nhất 15 ngày
    • Hợp đồng thử việc, CTV: Báo trước ít nhất 7 ngày làm việc đủ tối thiểu 15 ngày
    • Hợp đồng thực tập: Nếu kết thúc trước kỳ thực tập thì sẽ không được nhận phí của tháng/kỳ thực tập đó

  • Lý do nghỉ việc hợp lý

II. Đợi quản lý nhận đơn và xem xét lý do​

Thời gian này trưởng bộ phận và bộ phận nhân sự sẽ cùng duyệt đơn, xem xét lý do của nhân sự nghỉ việc.

Ở phần này trưởng bộ phận và bộ phận nhân sự cần có sự thống nhất rõ ràng, dựa trên những đánh giá về hiệu suất và hiệu quả làm việc của nhân sự này kết hợp với lý do nghỉ việc để đưa ra quyết định, cụ thể:

  • Đối với nhân sự nắm giữ vị trí quan trọng, có biểu hiện trong công việc tốt hoặc tình hình nhân sự phòng ban đó đang thiếu hụt hoặc cần phải giải quyết khối lượng công việc lớn trong thời gian này nên trưởng bộ phận muốn tiếp tục giữ chân bạn, HR và trưởng bộ phận cần tổ chức một buổi họp thống nhất để đưa ra những định hướng, Offer mới, những quyền lợi xứng đáng để giữ chân nhân sự.
  • Đối với nhân sự có lý do nghỉ việc do vấn đề cá nhân nên trưởng bộ phận không giữ bạn lại thì tiến hành bình thường, tiến đến bước bàn giao công việc

III. Duyệt và tiến hành bàn giao công việc​

Khi đã được tất cả các cấp phê duyệt, nhân sự nghỉ việc có trách nhiệm bàn giao công việc, tài liệu đang phụ trách cho người thay thế.

HR gửi mail yêu cầu bàn giao bào gồm

Sau khi hoàn thành xong Form bàn giao công việc và Testimonial, nhân sự nghỉ việc cần gửi mail cho trưởng bộ phận và người được bàn giao, đồng thời, cc về cho hr và hr1.

Từ đó, HR và trưởng bộ phận sẽ check các phần công việc bàn giao, tài khoản, tài sản, khách hàng,.. xem đã đầy đủ và chính xác chưa rồi xác nhận lại với người được bàn giao.

4. Bước 4: Thanh lý biên bản và hợp đồng nghỉ việc​

Nếu người được bàn giao xác nhận đã được thông báo và nhận các công việc bàn giao này, HR sẽ tiến hành các biên bản và hợp đồng sau:

4.1. Biên bản bàn giao công việc​

Biên bản bàn giao công việc được ký nhằm mục đích công khai và xác nhận đã bàn giao và nhận bàn giao đầy đủ từ các bên liên quan, cụ thể bao gồm chữ ký của đại diện bàn giao, đại diện nhận bàn giao và đại diện giám sát. Biên bản quy định phải được ký trong vòng 3 ngày sau khi gửi hợp đồng. Trong trường hợp, các bên đại diện không ký đúng thời hạn thì HR sẽ không chịu trách nhiệm cho bất kỳ rủi ro nào, cụ thể:

  • Đối với nhân sự được bàn giao: Việc không ký hoặc phản hồi hợp đồng quá 3 ngày, bên nhận bàn giao sẽ phải nhận tất cả các công việc bàn giao mà không được phản hồi, khiếu nại thêm
  • Đối với nhân sự bàn giao: Việc ký trễ sẽ ảnh hưởng đến thời gian kết thúc hợp đồng. Công ty sẽ không thể kê khai giấy tờ iên quan đến phúc lợi, BHXH kịp thời cho nhân sự nghỉ
  • Đối với trưởng bộ phận: nếu trưởng bộ phận không ký hoặc phản hồi thì sẽ không được khiếu nại thêm nếu có bất cứ trường hợp nào phát sinh ví dụ như nhân sự nghỉ liệt kê thiếu hoặc bàn giao thiếu các đầu công việc, tài khoản, tài sản liên quan.

4.2. Giấy quyết định cho nghỉ việc​

Người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản cho người lao động về việc chấm dứt hợp đồng lao động khi hợp đồng lao động chấm dứt theo quy định của Bộ luật lao động

Link giấy quyết định cho nghỉ việc

5. Thanh toán các chế độ còn lại​

  • HR kê khai thông tin nhân sự giảm tại dịch vụ công, kê khai bảo hiểm xã hội
  • Sau khi sổ được duyệt và trả về công ty, HR gửi lại sổ cho nhân sự nghỉ sau đó thanh toán hết các điều khoản về lương,...
  • HR tiến hành kick các tài khoản công ty của nhân sự